Quy định chung về cách thức xây dựng các quy trình thao tác chuẩn sop bao gồm: soạn thảo, kiểm tra/ thẩm định, ban hành, phân phát, thu hồi, lưu trữ,…Trong khuôn khổ của bài viết này, Dược sĩ tốt nghiệp tại Trường Cao đẳng Y khoa Phạm Ngọc Thạch sẽ hướng dẫn soạn thảo quy trình thao tác chuẩn sop tại nhà thuốc

Sop là gì?

SOP là từ viết tắt của cụm từ tiếng anh “standard operating procedure” có nghĩa quy trình thao tác chuẩn là một văn bản được trình bày đầy đủ các thao tác của mọi hoạt động trong nhà thuốc (từ việc nhập, kiểm tra chất lượng, bán thuốc, thu hồi),… Cụ thể trong văn bản có đến 11 danh mục các quy trình thao tác chuẩn sop.

Các sop nhà thuốc gpp

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống sop

Cái gì chuẩn cũng hạn chế được những sai sót hơn. Các hoạt động kinh doanh thuốc tây cũng vậy, nếu áp dụng các quy trình thao tác chuẩn nhà thuốc sẽ tránh được lộn xộn, sai sót, ô nhiễm, thẩm chí ảnh hưởng trực tiếp đến người tiêu dùng. Nhờ có hệ thống sop mà:

• Hết thảy các nhân viên làm việc trong nhà thuốc đều thực hiện trình tự các bước như nhau dẫn đến sản phẩm trước sau như một.
• Đây cũng là căn cứ để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của một nhân viên
• Hệ thống quy trình thao tác chuẩn giúp quản lý có thể đối chiếu, chấm điểm cho nhân viên mới trong thời gian thử việc dễ dàng hơn.
• Là căn cứ để kiểm tra về chất lượng hoặc thẩm định lại toàn bộ hệ thống
• Là tài liệu quan trọng để tiện xem lại nếu có sự cố về phần phối ( khiếu nại hoặc sản phẩm bị thu hồi).

Nguyên tắc ban hành quy trình thao tác chuẩn

Khi ban hành văn bản cũng phải tuân thủ theo những quy tắc nhất định. Có thể kể đến là:

• Liệt kê danh sách những công việc bắt buộc phải làm
• Thực hiện theo danh sách đã viết
• Kết quả thực hiện được cần ghi chép rõ ràng
• Định kỳ soát xét lại hệ thống SOP

Các quy trình thao tác chuẩn sop của nhà thuốc

Văn bản trong soạn thảo quy trình thao tác chuẩn

Theo quy định, soạn thảo văn bản chuẩn sop phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

• Viết bằng văn bản khoa học
• Câu văn mang tính mệnh lệnh
• Lời văn súc tích, rõ nghĩa
• Không được dừng những ngôn ngữ mang tính trừu tượng, nghĩa hàm ý hoặc dùng từ ngữ địa phương.

Các thành phần của hệ thống quy trình thao tác chuẩn:

• Sop mẫu: Đang lưu hành
• Sop mới: Chưa được viết hoặc đang sửa đổi
• Sop cũ: đã bị thu hồi và thay thế

Lưu ý:

Các quy trình thao tác chuẩn sop của nhà thuốc phải được thông qua tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ rồi mới hoàn thiện thành sop chuẩn. Sau đó phải được Dược sĩ chủ nhà thuốc phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày tháng năm.

Sửa đổi và bổ sung:

• Cần thường xuyên cập nhật để sửa đổi hoặc bổ sung cho các sop, định kỳ là 3 năm 1 lần.
• Nếu không có gì cần thay đổi thì Dược sĩ cũng phải ghi rõ “không cần thay đổi” lên văn bản gốc rồi ký tên và ghi rõ ngày tháng năm ngày kí.
• Khi sửa đổi hoặc bổ sung dù ít hay nhiều thì phải in lại mới hoàn toàn, không dùng sop có tẩy xóa.
• Khi sửa đổi hay bổ sung cũng cần kiểm duyệt kĩ, khi được ban hành thì cần ghi vào bản gốc “đã thay đổi”.

Lưu trữ:

• Lưu bản gốc của các sop trong tập hồ sơ sop của nhà thuốc
• Photo thêm một bản sao để đặt nơi làm việc cho nhân viên thực hành tốt
• Thu hồi sop cũ ngay sau khi ban hành sop mới và lưu trữ trong một thời gian theo quy định.

Danh mục quy trình thao tác chuẩn tối thiểu:

Ngoài soạn thảo văn bản, thì các danh mục khác bắt buộc phải có đó là:

• Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng;
• Quy trình bán thuốc theo đơn;
• Quy trình bán thuốc không kê đơn;
• Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng;
•  Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi;
• Quy trình pha chế thuốc theo đơn.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho sinh viên ngành Dược có định hướng mở nhà thuốc sau khi ra trường. Việc quản lý, kiểm tra của các cơ quan chức năng ngày càng nghiêm ngặt do đó cần tuân thủ đúng quy tắc chuẩn để không bị "sờ gáy", ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thuốc tây.